Hinweisgebersystem
Mit der Richtlinie möchten wir Vertrauen schaffen und Mitarbeiter, die Unternehmensleitung, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten, etc. der Sympatec GmbH zur Mitwirkung ermutigen. Mit dieser Richtlinie wird die Einrichtung und Benutzung eines Hinweisgebersystems geregelt. Sie zeigt auf, in welchen Fällen und auf welche Weise mögliche Misstände gemeldet werden müssen. Daneben stellt die Richtlinie klar, wie mit entsprechenden Hinweisen umgegangen wird. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass Hinweisgeber keinesfalls befürchten müssen, wegen eines gutgläubigen Hinweises sanktioniert zu werden. Daneben wird den Hinweisgebern maximale Vertraulichkeit zugesichter.
Soweit für einzelne Funktionsbereiche strengere Regelungen, gesetzliche Bestimmungen etc. gelten, gehen diese strengeren Regelungen den Bestimmungen dieser Richtlinie vor. Diese Richtlinie ergänzt und präzisiert unseren Verhaltenskodex und den Umgang mit Hinweisgebern.
a. Hinweisberechtigte Personen
Hinweisberechtigt sind sämtliche aktuellen Mitarbeiter und Führungskräfte der Sympatec GmbH sowie dritte Personen.
b. Potentiell betroffene Personen
Es können alle Mitarbeiter, Führungskräfte, etc. gemeldet werden, die im Verdacht stehen, an einem meldepflichtigen Vorfall beteiligt zu sein. Gleiches gilt auch, wenn ein Dritter eine Handlung vornimmt, die sich gegen ein oder mehrere Unternehmen richtet.
c. Gegenstand der Meldung
Die Meldung von Fehlverhalten hat sich grundsätzlich auf Verhaltensweisen zu beschränken, die sich gegen das Unternehmensinteresse richten und einen Straftatbestand erfüllen bzw. ein schweres Vergehen darstellen. Dies gilt insbesondere für Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder Delikte wie z.B. Korruption, Betrug, verbotene Insidergeschäfte und Verhaltensweisen, die gegen Menschenrechte verstoßen.
d. Pflicht zur Meldung
Es besteht immer dann eine Hinweispflicht, wenn ein Mitarbeiter Anlass zu der Annahme hat, dass ein bestimmter Sachverhalt:
● eine Straftat darstellt oder
● zu schweren Schäden für das Unternehmen oder Dritte führen kann; und
● im Zurechnungszusammenhang mit einem Unternehmen der Sympatec GmbH steht.
Die Hinweispflicht entfällt, sofern der Sachverhalt den Entscheidungsberechtigten im Unternehmen bereits für den meldenden Mitarbeiter erkennbar bekannt ist oder sofern nach der Strafprozessordnung ein Zeugnisverweigerungsrecht bestünde (z.B. falls der Mitarbeiter sich selbst oder einen Ehegatten beschuldigen würde).
Alle Meldeberechtigten werden ermutigt, ihnen bekannte Meldungen bezüglich Fehlverhalten, Gefährdungen usw. gemäß dieser Richtlinie offen und direkt zu melden. Es wird empfohlen, bei der Meldung auch Kontaktdaten anzugeben. Falls es dem Hinweisgeber jedoch unzumutbar erscheint, eine ihm zurechenbare Meldung abzugeben, ist es auch möglich, anonyme Hinweise zu geben.
Voraussetzungen der Meldung
a. „Guter Glaube“
Es sollen nur solche Meldungen abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber im guten Glauben ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend und wahr sind. Er ist nicht im guten Glauben, wenn ihm bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen. Bei einem Hinweis ist auf etwaige Zweifel hinzuweisen. Gleichwohl ist es vorzugswürdig, Verdachtsfälle gutgläubig zu melden, anstatt sie zu verschweigen.
b. Begründeter Verdacht
Der Hinweisgeber sollte nur solche Fälle melden, bei denen er einen begründeten Verdacht hat, dass ein nach dieser Richtlinie relevanter Vorgang vorliegt. Nicht in allen Fällen wird für den Hinweisgeber klar erkennbar sein, ob eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Verhalten entsprechend den Grundsätzen dieser Richtlinie gemeldet werden muss. Der Hinweisgeber sollte dies vor seiner Meldung sorgfältig prüfen. Im Zweifelsfall muss der Mitarbeiter aber einen Verdachtsfall gutgläubig melden, anstatt ihn zu verschweigen.
c. Konkret und schlüssig
Jeder Hinweis sollte so konkret wie möglich erfolgen. Der Hinweisgeber sollte dem Empfänger möglichst detaillierte Informationen über den zu meldenden Sachverhalt vorlegen, so dass dieser die Angelegenheit richtig einschätzen kann.
d. Eine Meldung muss mindestens folgende Informationen enthalten:
● Grund der Meldung;
● Hintergründe und Tathergang;
● Namen der beteiligten Personen;
● Ort und Datum des Tathergangs;
● sofern vorhanden: Dokumente, Nachweise.
e. Persönliche Erfahrungen, mögliche Vorurteile oder subjektive Auffassungen sind als solche zu kennzeichnen.
f. Der Hinweisgeber ist grundsätzlich nicht zu eigenen Ermittlungen verpflichtet. Ausnahmen durch Regelungen im Arbeitsvertrag sind möglich.
Verfahrensregeln
Den Hinweisgebern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, einen Hinweis effektiv und zuverlässig zu melden. Insbesondere kann die Meldung intern in der jeweiligen Gesellschaft kommuniziert werden (vgl. Punkt a.) oder über die "Whistleblower-Hotline" einer Drittfirma erfolgen (vgl. Punkt d.). Eine Einschaltung anderer externer Dritter, wie beispielsweise der Polizei, sollte nur in Ausnahmefällen und nach Abstimmung mit dem zuvor bereits kontaktierten Ansprechpartner erfolgen.
Unter Abwägung der eigenen und der betroffenen Interessen der beteiligten Personen und des Unternehmens soll das nachfolgend beschriebene Meldeverfahren gemäß seinen Abstufungen angemessen in Anspruch genommen werden.
Interne Meldungen
(a) Vorgesetzter
Erster Ansprechpartner sollte immer der Vorgesetzte oder die unmittelbar sachlich zuständige Person sein. Dies ist in der Regel der einfachste Weg, um ein Problem aus dem Arbeitsumfeld anzusprechen, Missverständnisse aufzuklären und ein gutes und offenes Arbeitsklima sicherzustellen. Ist die Angelegenheit begründet, so wird der Ansprechpartner die weiteren Schritte einleiten.
(b) Geschäftsführung
Erscheint es aus sachlichen oder persönlichen Gründen erforderlich, dass der Hinweis direkt gegenüber der Geschäftsführung erfolgt, kann sich der Hinweisgeber auch unmittelbar an diese wenden. Dies gilt insbesondere, wenn der Hinweis nach Ansicht des Mitarbeiters nicht sachgemäß durch den Vorgesetzten, den sachlich Zuständigen oder den Ansprechpartner der zuständigen Abteilung verfolgt werden könnte. Erforderlich ist eine direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung insbesondere dann, wenn zu befürchten ist, dass der Vorgesetzte, der sachlich Zuständige oder der Ansprechpartner der zuständigen Abteilung an dem Sachverhalt beteiligt ist oder wenn der Hinweisgeber schwerwiegende persönliche Benachteiligungen zu befürchten hat.
(c) Hinweisgebersystem-Beauftragter
Erscheint es aus sachlichen oder persönlichen Gründen unzumutbar oder nicht zweckmäßig, dass der Hinweis gegenüber dem Vorgesetzten oder der Geschäftsführung erfolgt, kann sich der Hinweisgeber auch direkt and den Hinweisgebersystem-Beauftragten der Sympatec GmbH via E-Mail, Telefon oder internen Briefkasten wenden.
Ansprechpartner: Hinweisgebersystem-Beauftragter
E-Mail: whistle[at]sympatec.com
Telefon: +49 (0) 5323 717 555
Anschrift: Sympatec GmbH
Hinweisgebersystem-Beauftragter
Am Pulverhaus 1
38678 Clausthal-Zellerfeld
Externe Meldungen
Als weitere Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen können Sie die Meldestelle für Justiz sowie weitere externe Meldestellen nutzen.
Jede Meldung wird vertraulich und unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt. Nach dem Eingang einer Meldung erfolgt durch die Stelle, die die Meldung entgegennimmt, eine erste Überprüfung der Hinweise, insbesondere, ob Beweise vorliegen, die die übermittelten Informationen bekräftigen oder widerlegen. Ist die entgegennehmende Stelle der Auffassung, dass weitere Ermittlungen erfolgen sollen, dokumentiert sie dies und leitet die Informationen an die im Unternehmen zuständige Stelle weiter. Diese führt im Anschluss die internen Ermittlungen durch.
Dokumentation der Meldung
Die ermittelten Informationen werden dokumentiert, wobei nur die erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet werden. Soweit aufgrund der ermittelten Ergebnisse erforderlich, werden die weiteren zuständigen Stellen, die Entscheidungsberechtigten sowie im Anschluss ggf. die Behörden eingeschaltet und die entsprechenden Daten an diese übermittelt.
Durchführung einer Untersuchung
Die Untersuchung wird zeitlich so schnell wie im angemessenen Rahmen möglich durchgeführt. Der Hinweisgeber wird auf Wunsch und soweit möglich von der für die Untersuchung zuständigen Stelle über den Fortlauf des Verfahrens informiert. Stellt sich eine Meldung als falsch heraus oder kann sie nicht ausreichend mit Fakten belegt werden, wird dies entsprechend dokumentiert und das Verfahren unverzüglich eingestellt. Für den betroffenen Mitarbeiter entstehen keine Konsequenzen, insbesondere wird der Vorgang nicht in der Personalakte dokumentiert. Die Ergebnisse und Vorschläge einer jeden Untersuchung sollen so genutzt werden, mögliches Fehlverhalten abzuwenden und für die Zukunft zu unterbinden.
Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, Missstände, Fehlverhalten, etc. zu melden. Der Hinweisgeber muss darauf achten, dass er die Fakten objektiv, akkurat und vollständig darstellt. Persönliche Erfahrungen, mögliche Vorurteile oder subjektive Auffassungen sind als solche kenntlich zu machen. Eine Meldung muss in gutem Glauben erfolgen. Ergibt die Überprüfung des Hinweises, dass kein begründeter Verdacht besteht oder die Fakten nicht ausreichen, um einen Verdacht zu erhärten, haben Hinweisgeber, die einen Hinweis gutgläubig melden, keine disziplinarischen Maßnahmen zu befürchten.
Hinweisgeber, die das Hinweisgebersystem bewusst für falsche Meldungen missbrauchen, müssen mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen. Beeinträchtigungen des Hinweisgebersystems (z.B. durch Manipulation, Vertuschung oder beeinflussende Absprachen) können ebenfalls disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Als Maßnahmen kommen Abmahnungen oder Kündigungen in Betracht. Daneben kann ein Missbrauch des Hinweisgebersystems auch zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.